Ist Ihr Unternehmen fit für eine revisionistischere elektronische Archivierung?
Um eine elektronische Archivierung revisionssicher zu gestalten, muss das Augenmerk nicht nur auf den technischen Komponenten, sondern vor allem auf der gesamten Lösung liegen. Diese schließt den sicheren Betrieb mit vorgegebenen Abläufen, die Organisation des Unternehmens, die sachgemäße Nutzung sowie eine Verfahrensdokumentation ein.
Der Kern eines revisionssicheren Archivsystems ist, dass die Dokumente unveränderbar, fälschungssicher und nachvollziehbar gespeichert werden. Weiterhin müssen die Daten vor Zugriffen geschützt sein und die Wiedergabe muss (sowohl inhaltlich als auch bildlich) dem Original entsprechen.
Ein Wirtschaftsprüfer kann beim Anwender vor Ort überprüfen, ob die Vorgaben eingehalten werden. Darüber hinaus kann das eingesetzte System zertifiziert werden.
Um Ihnen die Umstellung auf die revisionssichere Archivierung zu erleichtern, bietet z.B. DATEV ein bereits zertifiziertes Dokumenten-Management-System (DATEV DMS) an, das auf der Software SAPERION aufbaut. Die darin gespeicherten Daten können nur über DATEV DMS wieder aufgerufen und bearbeitet werden. Das Programm lässt Änderungen nur dann zu, wenn ein Revisionskommentar dazu bestätigt und gespeichert wird. Weiterhin können in der Historie alle Versionen bis hin zum Original wieder hergestellt werden.
Alleine der Einsatz einer zertifizierten Speichertechnologie ist allerdings nicht mit einem revisionssicheren Archiv gleichzusetzen. Dazu muss der komplette Verfahrensweg betrachtet und den Vorgaben angepasst werden. Jedoch ist damit das Fundament gelegt, um eine revisionssichere Prozesskette aufzubauen.
Für die technische Umsetzung auf Ihrem Weg zu einer revisionssicheren elektronischen Archivierung stehen wir Ihnen gerne zur Seite.
